10 складових успішного твівенту/баркемпу/конференції

Минулих вихідних закарпатська делегація в складі мене, @vlasvi та @wedmid, відвідала перший твівент у Чернівцях – #cvtwevent. Рік за роком покриття твівентів з’являється у нових містах, що приносить нові зустрічі, знайомства, цікавих людей та незабутні подорожі. Якби не твівенти, то навряд чи мені б вдалось об’їхати стільки міст західної України за останні два роки :)

Побувавши на стількох подіях та водночас долучившись до організації 4-х з них в Ужгороді (останній #uzhtwevent пройшов уже на рівні баркемпу, а не простих посиденьок), в голові часто народжуються думки – що робиться так, а що робиться не так, як треба. І це не те щоб критика чи закидування помідорами, це звичайні спостереження – з точки зору учасника, з точки зору доповідача та з точки зору організатора.

Цього разу випала хороша можливість поспостерігати за народженням нового твівенту – адже чернівецька зустріч почалася з одного невинного запису у твітері цього січня, який був підхоплений іншими користувачами. Водночас ми активно готуємося до власної події – ювілейного, пятого Uzhtwevent, який відбудеться 30 квітня 2012 року. Наскільки він буде успішним – судити його учасникам, зі своєї сторони ми намагатимемось зробити все для цього :)

Тому в цьому пості захотів висловитись по ключовим пунктам, які є обов’язковими умовами для успішної події. І їх можна використати не лише для твівенту, а й для будь-яких інших конференцій, баркемпів або зустрічей.

1. Комунікація між організаторами. Організатори – це основа всієї піраміди, саме від них залежить напрям події, її стиль та популярність. Тому дуже важливо, аби команда працювала злагоджено та чітко. Звісно, ніхто не гарантує, що у вас не буде конфліктів, але це природній процес, і навіть краще, якщо вам є про що дискутувати – бо в іншому випадку було б не так цікаво :) Будьте перфекціоністами, але водночас шукайте компроміси. Позиція “моя думка найважливіша, тому всі слухайте мене” є неприйнятною.

2. Розподіл повноважень. Брати участь в обговоренні та організації всього підряд – це цікаво, проте такий підхід породжує безлад та безвідповідальність. Розділіть сфери роботи ще на самому початку, причому орієнтуйтесь на те, що людині ближче до серця. Хтось повинен відповідати за онлайн (сайт події, підтримка в соцмережах), хтось має займатись спонсорами, хтось розвагами і так далі. Це як велике необроблене поле – кожен має свої грядки, але копаєте ви в одному напрямку і разом :)

3. Масштабність події. Намагайтесь реально оцінювати ситуацію, якою б ваша подія не була – бізнесовою, розважальною чи інформаційною. Визначіть цільову аудиторію, причому буквально – уявіть, чому ця конкретна людина повинна прийти до вас. Позиція “тому що ми такі неперевершені” не приймається. Відкрийте попередню реєстрацію в себе на сайті для того, щоб знати хоча б приблизну кількість людей, які прийдуть до вас – від цього сильно залежить все інше, наприклад, вибір місця для доповідей чи вечірки, потреби в кава-перервах, тощо. Сміливо віднімайте від цієї кількості 20% – це ті, хто не зміг, забув чи не захотів прийти. Краще нехай у вас буде тісно, ніж гулятиме вітер по залі.

4. Місця проведення. Ще раз перечитайте попередній пункт і подумайте, де має відбутись ваша подія. Якщо з доповідями все більш-менш зрозуміло (наявність достатньої кількості місць, технічного забезпечення, інтернету), то з розвагами не так однозначно. Є таке поняття, як “атмосфера” закладу – саме на це в першу чергу треба звертати увагу. Адже люди запам’ятають вашу подію за атмосферою, а не тим крутим коктейлем в меню чи тою оригінальною вивіскою на стіні. Поставте себе на місце учасників – чи було б вам приємно тусити в цьому закладі?

5. Програма та графік. Визначіть для себе часові рамки – як організації івенту, так і його проведення – і неухильно їх дотримуйтесь. Для прикладу можу сказати, що підготовку #uzhtwevent-5, на якому очікується більше сотні людей, ми почали за 2,5-3 місяці до його початку. Чим більший масштаб має подія, тим раніше її треба організовувати, і навпаки. У день івенту стежте за тим, аби не було накладок у графіку, оперативно реагуйте на неточності чи форс-мажори. Люди не люблять, коли їхнім планам приходить капець.

6. Час для обіду і поселення. Знову ж таки, поставте себе на місце учасників, і детально продумайте весь їх шлях на вашу подію. Скільки людей приїде з-поза меж області? Де вони будуть жити? Коли прибувають потяги/автобуси? Як їм добратися до вашого конференц-залу чи пабу? Все це маєте подумати заздалегідь, а в ідеальному випадку – ще й людям розказати. Якщо на івенті очікується чимало доїжджєючих, заплануйте у програмі дня годинку-другу на поселення. Людям треба перевести подих, поселитись, поїсти та готуватись до подальшого тусінгу і дічінгу :)

7. Ведення події. Будь-який івент – це як механізм, який ви запускаєте, і який не можна просто так відпустити. Якщо ви взяли на себе відповідальність за організацію події, то ви повинні провести її від а до я. Стежте за графіком, людьми, тією ж атмосферою – та намагайтесь керувати цим усім у тому руслі, в якому ви планували це робити. Бути ефективним менеджером важко, але можливо та цікаво.

8. Розважальна частина. Якщо у вас запланована розважальна частина (а у більшості випадків так і є), то поставтесь до цього серйозно. Якщо ви думаєте, що достатньо налити всім по 50 грам та врубити дабстеп – то сильно помиляєтесь :) Люди звісно завжди розрулюють увесь негатив, який випадково чи логічно витікає з дій організаторів, проте інколи навіть хороших людей недостатньо, аби врятувати вечірку. Вечірка створена для того, аби люди розважались – капітан очевидність має допомогти вам у цьому :) Не напрягайте учасників складними конкурсами чи проповідями – все має бути просто але водночас цікаво. До речі, без музики – це не вечірка. А з музикою, але нудною чи сумною – це вбивство.

9. Місто=бренд=івент. Цей пункт напевно підійде лише твівентам, оскільки ті проходять у чітко визначених містах (по одному на обласний центр). Головна ідея – прив’язування бренду міста до своєї події. Тобто намагайтесь показати все хороше, що є у вашому місті, аби люди потім повернулися сюди не раз, і друзям розповіли, як їм добре було у вас у гостях. Міністерство туризму вам за це не заплатить, мер не подякує, а жителі не оцінять. Але це так приємно – знати, що ти долучився якимось чином до промо свого міста :)

10. Пост-аналіз негативу і позитиву. Якщо ви вважаєте, що коли подія завершилась, учасники поїхали додому, а ви зібрали рештки сил і пішли спати, – то це все – ви помиляєтесь. Ви зробите ще одну помилку, якщо не проаналізуєте, як все пройшло, не врахуєте позитивні і негативні моменти. Лише таким чином “закривши” подію, можна бути спокійним та впевненим, що все, що ви робили – не марно.

Вдалих вам івентів та прекрасних тусовок! :) Фото – Тарас Демчук

За підтримки: Стежте за собою, беговая дорожка купить поможе вам зі здоровям уже зараз. Ну а як побігаєте, то там і свадьба фотограф недалеко. У першу шлюбну ніч бажано не згадувати про дизельные генераторы, жінки цього не люблять.

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *

*